Trang web này do RWE Law Corporation ("RWE", "chúng tôi") điều hành, là một công ty luật (law corporation) tại British Columbia, hành nghề dưới tên RWE Family Law​, có văn phòng tại 1700-808 Nelson Street, Vancouver, BC V6Z 2H2. Chúng tôi chịu sự điều chỉnh của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (Personal Information Protection Act, PIPA) của British Columbia; Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và Văn bản Điện tử (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPEDA) của Canada khi áp dụng; và các nghĩa vụ về quyền riêng tư mà Hội Luật sư British Columbia (Law Society of British Columbia) đặt ra cho luật sư.

Chính sách này giải thích những thông tin cá nhân chúng tôi thu thập qua trang web này, cách chúng tôi sử dụng, chia sẻ với ai, lưu giữ trong bao lâu, và quyền của quý vị được xem và chỉnh sửa những thông tin đó. Chính sách này không bao gồm việc xử lý thông tin cá nhân sau khi quý vị trở thành khách hàng của văn phòng; khi hợp đồng ủy nhiệm (retainer agreement) đã được ký, việc xử lý thông tin của quý vị chịu sự điều chỉnh của các quy tắc đạo đức nghề nghiệp và các điều khoản trong hợp đồng ủy nhiệm của quý vị.

Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ quý vị khi quý vị:

• Gửi mẫu liên hệ.Chúng tôi thu thập tên, địa chỉ email, số điện thoại (nếu quý vị cung cấp) và nội dung lời nhắn của quý vị.
• Điền bước kiểm tra xung đột lợi ích khi đặt lịch.Chúng tôi thu thập họ tên đầy đủ của quý vị và họ tên đầy đủ của bên kia trong vụ việc, để có thể kiểm tra xung đột lợi ích (conflict check) trước khi buổi tư vấn diễn ra.
• Đặt lịch tư vấn.Việc xếp lịch do Calendly đảm nhận. Calendly thu thập tên, địa chỉ email, múi giờ và mọi câu trả lời của quý vị cho các câu hỏi trên mẫu đặt lịch, và chia sẻ chi tiết cuộc hẹn với chúng tôi.
• Thanh toán phí tư vấn, hóa đơn, hoặc nộp tiền ký quỹ luật sư (retainer).Các khoản thanh toán phí tư vấn và hóa đơn do Stripe xử lý; tiền ký quỹ luật sư nộp vào tài khoản ủy thác (trust account) của văn phòng do Helcim xử lý. Thông tin thẻ thanh toán của quý vị được đơn vị xử lý thanh toán thu thập trực tiếp. Chúng tôi không nhận và không lưu số thẻ đầy đủ hoặc mã CVV của quý vị. Chúng tôi nhận được xác nhận thanh toán, số tiền, loại thẻ, tên chủ thẻ, bốn chữ số cuối của thẻ (Helcim còn gửi sáu chữ số đầu, chúng tôi không lưu giữ), và mọi nội dung quý vị điền vào các mục tham chiếu (chẳng hạn số hóa đơn hoặc mã hồ sơ).
• Điền mẫu đăng ký khách hàng mới.Chúng tôi thu thập thông tin quý vị cung cấp trên mẫu đó, có thể bao gồm thông tin liên lạc, thông tin về bên kia, tên và ngày sinh của con, các mốc thời gian liên quan đến mối quan hệ, thông tin tài chính, và mục tiêu của quý vị trong vụ việc. Tất cả các mục trên mẫu đó đều không bắt buộc.
• Gửi email trực tiếp cho chúng tôi.Mọi nội dung quý vị gửi đến địa chỉ email của văn phòng đều được thu thập như ở bất kỳ văn phòng dịch vụ chuyên môn nào khác.

Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi (Vercel) tự động ghi lại các thông tin kỹ thuật cơ bản (địa chỉ IP, trang quý vị yêu cầu, thời điểm yêu cầu, và chuỗi user-agent của trình duyệt) chỉ nhằm mục đích hạn chế là vận hành trang web và bảo vệ trang web khỏi bị lạm dụng. Chúng tôi không liên kết các thông tin kỹ thuật này với thông tin cá nhân quý vị gửi qua các mẫu.

Chúng tôi sử dụng thông tin quý vị cung cấp để:

• trả lời yêu cầu của quý vị và sắp xếp buổi tư vấn;
• kiểm tra xung đột lợi ích trước khi bất kỳ luật sư nào của văn phòng xem xét nội dung vụ việc của quý vị;
• chuẩn bị và tiến hành buổi tư vấn, và đánh giá liệu chúng tôi có thể đại diện cho quý vị hay không;
• xử lý thanh toán phí tư vấn, hóa đơn và tiền ký quỹ luật sư nộp vào tài khoản ủy thác;
• nếu quý vị trở thành khách hàng, thực hiện công việc thuộc phạm vi hợp đồng ủy nhiệm của quý vị; và
• tuân thủ các nghĩa vụ nghề nghiệp và pháp lý của chúng tôi với tư cách là luật sư, bao gồm các quy tắc lưu giữ hồ sơ của Hội Luật sư British Columbia.

Chúng tôi không bán thông tin cá nhân của quý vị. Chúng tôi không dùng thông tin đó để tiếp thị cho quý vị, trừ khi quý vị yêu cầu chúng tôi đưa quý vị vào một danh sách.

Trước khi bất kỳ luật sư nào của văn phòng xem xét nội dung những gì quý vị gửi, chúng tôi đối chiếu những tên quý vị cung cấp với hồ sơ khách hàng và vụ việc hiện có. Nếu phát hiện khả năng có xung đột (ví dụ, bên kia trong vụ việc của quý vị đang hoặc đã từng là khách hàng của văn phòng), chúng tôi sẽ báo cho quý vị biết là chúng tôi không thể đại diện cho quý vị, và chúng tôi sẽ xóa thông tin quý vị đã gửi khỏi hệ thống của chúng tôi trước khi bất kỳ luật sư nào của chúng tôi xem xét. Nếu không có xung đột, thông tin của quý vị sẽ được chuyển đến luật sư phù hợp nhất với vụ việc của quý vị.

Chúng tôi chỉ chia sẻ thông tin cá nhân với bên thứ ba khi cần thiết để vận hành trang web, liên lạc với quý vị, hoặc thực hiện công việc quý vị yêu cầu. Các nhà cung cấp dịch vụ hiện tại của chúng tôi là:

• Vercel — lưu trữ trang web và thống kê phân tích tôn trọng quyền riêng tư (Vercel Analytics và Vercel Speed Insights). Máy chủ đặt tại Bắc Mỹ.
• Resend — gửi email giao dịch cho các mẫu và thông báo.
• Calendly — xếp lịch hẹn. Calendly lưu giữ bản sao chi tiết đặt lịch của quý vị theo chính sách quyền riêng tư của riêng họ.
• Retell AI — trợ lý điện thoại ngoài giờ làm việc của chúng tôi. Khi văn phòng đóng cửa, các cuộc gọi đến số tổng đài được một trợ lý tự động trả lời, và trợ lý này nói rõ điều đó ngay khi bắt đầu cuộc gọi. Cuộc gọi được ghi âm và chuyển thành văn bản để chúng tôi có thể gọi lại; trợ lý có thể ghi lời nhắn, đặt lịch tư vấn và chuyển cuộc gọi của quý vị đến luật sư, nhưng không thể xem bất kỳ hồ sơ nào và không thể xác nhận ai đó có phải là khách hàng hay không. Bản ghi âm và văn bản được xử lý trên máy chủ tại Hoa Kỳ và được lưu giữ trong một thời gian ngắn theo thỏa thuận của chúng tôi với nhà cung cấp. Nếu quý vị không muốn bị ghi âm, xin gọi lại trong giờ làm việc hoặc gửi email cho chúng tôi.
• Stripe — xử lý thanh toán phí tư vấn và hóa đơn. Stripe trực tiếp xử lý thông tin thẻ của quý vị theo chính sách quyền riêng tư của họ và tiêu chuẩn tuân thủ PCI-DSS.
• Helcim — xử lý thanh toán tiền ký quỹ luật sư nộp vào tài khoản ủy thác của văn phòng. Helcim trực tiếp xử lý thông tin thẻ của quý vị theo chính sách quyền riêng tư của họ và tiêu chuẩn tuân thủ PCI-DSS.

Một số nhà cung cấp này lưu trữ dữ liệu trên máy chủ tại Hoa Kỳ. Thông tin cá nhân lưu trữ bên ngoài Canada có thể phải được tiết lộ theo luật pháp nước ngoài. Chúng tôi đã chọn những nhà cung cấp mà chúng tôi tin là có biện pháp bảo vệ phù hợp, nhưng chúng tôi không thể bảo đảm rằng cơ quan chức năng nước ngoài sẽ không yêu cầu truy cập dữ liệu lưu trữ trong phạm vi tài phán của họ.

Chúng tôi không tiết lộ thông tin cá nhân cho bất kỳ ai khác khi chưa có sự đồng ý của quý vị, trừ khi pháp luật yêu cầu (ví dụ, để thi hành một lệnh tòa hợp lệ) hoặc khi được PIPA cho phép.

Thời gian chúng tôi lưu giữ thông tin của quý vị tùy thuộc vào loại thông tin và mục đích sử dụng:

• Yêu cầu qua trang web không dẫn đến việc ủy nhiệm — được lưu giữ trong thời gian hợp lý cần thiết để trả lời và lưu lại hồ sơ liên lạc, thường không quá hai năm.
• Thông tin của những người mà chúng tôi có xung đột lợi ích — được xóa khỏi hệ thống của chúng tôi ngay khi xác định có xung đột, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu giữ (ví dụ, chính hồ sơ ghi nhận xung đột).
• Hồ sơ khách hàng — được lưu giữ theo các quy tắc lưu giữ hồ sơ của Hội Luật sư British Columbia và chính sách đóng hồ sơ của văn phòng, có thể đòi hỏi lưu giữ trong nhiều năm sau khi đóng hồ sơ.
• Hồ sơ kế toán ủy thác — được lưu giữ trong thời hạn mà các quy tắc kế toán ủy thác của Hội Luật sư British Columbia đòi hỏi.

Trang web này chỉ dùng các cookie thiết yếu, tức là những tệp nhỏ cần thiết để trang web hoạt động (ví dụ, ghi nhớ rằng quý vị đã đóng một thông báo). Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo và không theo dõi quý vị trên các trang web khác.

Chúng tôi sử dụng Vercel Analytics và Vercel Speed Insights để đếm số lượt xem trang và số lượt đặt lịch tư vấn đã hoàn tất, xem trang nào được truy cập nhiều nhất, xác định các trang web giới thiệu, và theo dõi hiệu suất tải trang của người dùng thực. Cả hai đều do nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi (Vercel) cung cấp và hoạt động qua một yêu cầu duy nhất từ trình duyệt của quý vị đến tên miền của chính chúng tôi. Cả hai đều không đặt cookie trên thiết bị của quý vị, không theo dõi quý vị trên các trang web khác, và không nhận thông tin nhận dạng cá nhân quý vị. Dữ liệu được thu thập chỉ giới hạn ở lượt xem trang đã ẩn danh, URL trang giới thiệu (referrer URL), quốc gia ước tính (suy ra từ địa chỉ IP nhưng không lưu lâu dài), loại trình duyệt và thiết bị, và các chỉ số thời gian tải trang.

Để chúng tôi biết quảng cáo và nguồn giới thiệu nào dẫn đến các buổi tư vấn, trình duyệt của quý vị lưu một ghi chú ngắn trong bộ nhớ cục bộ (local storage) về cách quý vị đến trang web này (mã nhận dạng lượt nhấp Google Ads, các nhãn chiến dịch trên đường dẫn quý vị đã nhấp, hoặc địa chỉ của trang web giới thiệu) trong tối đa 90 ngày. Ghi chú này không chứa tên hoặc thông tin liên lạc. Nếu quý vị đặt lịch tư vấn, ghi chú này được gửi kèm lịch hẹn để văn phòng biết lịch hẹn đến từ đâu, và một lịch hẹn được đặt sau khi nhấp vào quảng cáo Google sẽ được báo cáo cho Google Ads dưới dạng một lượt đếm, chỉ bằng mã nhận dạng lượt nhấp. Quý vị có thể xóa ghi chú này bất cứ lúc nào bằng cách xóa dữ liệu của trang web này trong trình duyệt.

Email là cách chính chúng tôi liên lạc với khách hàng tiềm năng qua trang web này. Email giữa quý vị và văn phòng được gửi qua kết nối mã hóa TLS tiêu chuẩn, nhưng không được mã hóa đầu cuối. Quý vị nên coi email gửi cho văn phòng như email gửi cho bất kỳ người làm nghề chuyên môn nào khác: phù hợp để sắp xếp gặp mặt và trao đổi các câu hỏi khái quát, nhưng không phải là kênh thích hợp để tiết lộ thông tin hết sức nhạy cảm. Khi quý vị đã là khách hàng, chúng tôi có thể sắp xếp một cách an toàn hơn để gửi tài liệu.

Chúng tôi bảo vệ thông tin cá nhân bằng các biện pháp bảo vệ hợp lý về vật chất, kỹ thuật và tổ chức. Tuy nhiên, không có phương thức lưu trữ hoặc truyền tải điện tử nào an toàn tuyệt đối, và chúng tôi không thể bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Theo PIPA và PIPEDA, quý vị có quyền:

• hỏi chúng tôi có đang giữ thông tin cá nhân về quý vị hay không, và đó là những loại thông tin nào;
• xem thông tin cá nhân chúng tôi đang giữ về quý vị, trừ một số ít ngoại lệ (ví dụ, thông tin được bảo vệ bởi đặc quyền bảo mật giữa luật sư và khách hàng (solicitor-client privilege));
• yêu cầu chúng tôi chỉnh sửa thông tin cá nhân không chính xác hoặc không đầy đủ;
• rút lại sự đồng ý cho chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của quý vị, tùy theo các hạn chế pháp lý hoặc hợp đồng và với thông báo hợp lý; và
• khiếu nại lên Văn phòng Ủy viên Thông tin và Quyền riêng tư British Columbia (Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia) nếu quý vị cho rằng chúng tôi đã không xử lý thông tin cá nhân của quý vị một cách thích đáng.

Để thực hiện bất kỳ quyền nào nêu trên, xin liên hệ người phụ trách quyền riêng tư (Privacy Officer) của chúng tôi theo thông tin bên dưới. Chúng tôi sẽ trả lời các yêu cầu xem và chỉnh sửa thông tin trong vòng 30 ngày.

Trang web này dành cho người lớn. Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân của trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu quý vị cho rằng có trẻ em đã gửi thông tin cá nhân qua trang web này, xin liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ xóa thông tin đó.

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Ngày "Cập nhật lần cuối" ở đầu trang cho biết lần sửa đổi gần nhất. Chúng tôi sẽ không sửa đổi chính sách theo cách làm giảm đáng kể quyền của quý vị mà không thông báo trước trên trang web.

Mọi câu hỏi về quyền riêng tư, yêu cầu xem thông tin, yêu cầu chỉnh sửa hoặc khiếu nại, xin liên hệ: